Resumen: A la hora de trabajar, es clave priorizar, conocer las tareas y ejecutar con eficiencia. Recuerda que tu tiempo tiene un valor y que cada cosa que haces, es posible hacerla en menos tiempo.
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¿Estás buscando cómo mejorar tu capacidad para administrar el tiempo?
Entonces revisa estos 10 consejos que puedes usar de inmediato!
No sólo incrementarán tu productividad, pero te darán mucha más confianza a la hora de alcanzar tus metas.
1. Conoce tus metas y organízalas por su valor y prioridad
¿Cuántas metas tienes? Si no tienes, crea al menos una meta para hoy. Las metas son esenciales para el manejo efectivo del tiempo. Quizás tienes muchas metas. Si es así, organízalas. Necesitas una meta para cada área fundamental en tu vida: una meta para tu trabajo o emprendimiento, otra para tu salud y otra para tus finanzas, por ejemplo.
En cualquier día, una meta tendrá más valor y será prioridad. Para mucha gente estas metas pueden ser del trabajo o de sus emprendimientos. Sin embargo si tienes complicaciones de salud, tu meta de salud se convertirá en la meta prioritaria con más valor. Y es que no puedes lograr lo que quieres si estás mal de salud.
2. Prioriza: Concéntrate en las tareas importantes y trabájalas hoy.
Has creado metas. Pero la verdad es que no puedes “hacer” las metas. Sólo puedes hacer tareas que te llevarán a lograr tu meta. Decide cuál es la meta con mayor valor y trabaja en una tarea importante de esa meta hoy.
Si puedes, trabaja en esa tarea antes que cualquier otra cosa. Digamos que tu meta más valiosa de hoy es mejorar tu salud. Entonces tu tarea más importante es ejercitar. Hazlo temprano. Muchos gimnasios abren temprano, así que es probable que puedas hacer ejercicio antes de irte al trabajo.
If your most valuable goal is a business goal, you’re aiming for promotion, for instance, then your one important task may be to complete a presentation. Get to work early, so you can get the presentation done before you read your emails.
3. Conoce tus prioridades más importantes a cada momento
Prioriza tu trabajo del día, antes de dejar tu casa en la mañana para ir al trabajo. Tu lista de tareas puede que sea interminable. Entonces lo que puedes hacer es priorizar las 5 más importantes y trabaja en esas primero en orden de prioridad.
Si no estás seguro en qué trabajar a continuación, pregúntate cuál es la prioridad del momento. Es raro que tu prioridad en algún momento sea “revisar Facebook”
4. Establece un valor monetario por tu tiempo
Administrar el tiempo se vuelve más fácil si sabes cuánto vale tu tiempo. Si tu tiempo vale $300.000 la hora, es útil saber que esos 30 minutos que usaste en facebook costaron $150.000.
Si no estás seguro de cuánto vale tu tiempo, adivínalo o incluso pregúntale a tu jefe. Si tu eres tu propio jefe, tu sabes cuánto vale tu tiempo. Mantener un registro de tiempo es útil para saber a dónde está yendo ese tiempo que usas. Con esto claro, puedes eliminar actividades poco útiles.
5. Nada es perfecto. Sólo hazlo. Tu mejor esfuerzo en ese momento está bien
Quieres hacerlo de la mejor forma posible. Sin embargo, el perfeccionismo malgasta tiempo. Si te inclinas hacia la perfección, presta atención a eso y esfuérzate por desapegarte de las cosas que ya están listas, pero que pudieron haberse hecho mejor.
6. Hazlo en la mitad del tiempo que crees que necesitas
Si eres un perfeccionista, intenta definir fechas límite. Por ejemplo, si te toma 3 horas completar una tarea, defina un tiempo límite de 1:30. Te sorprenderás de haber terminado generalmente en el tiempo límite que definiste.
7. Define tiempos en el día para “Pensar” y “Planificar”
Podrás ahorrar muchos minutos cada día cuando logres tener una lista de tareas prioritarias y planifiques un proyecto antes de comenzar a trabajar en él.
Programa tiempo para planificar tareas y proyectos cada día, ya sea en la tarde o en la mañana antes de partir hacia el trabajo. Cuando separas el tiempo de planificar del tiempo del de realizar las tareas, podrás hacer más cosas, más rápido.
8. Convierte grandes metas en tareas pequeñas diarias
Como mencionamos antes, las metas no se pueden “hacer”. Sólo puedes hacer tareas. Tan pronto como defines una meta, piensa en las tareas que tendrás que hacer para lograr esa meta. Luego, convierte esos pasos en proyectos y tareas. Define fechas límite para cada proyecto y crea pequeñas tareas diarias para que puedas completar cada proyecto rápidamente.
9. Si alguien más puede hacerlo: Delega
Ya has pensado en cuánto vale una hora tuya. Ahora piensa en todas las tareas que completas en un día y decide en cuáles no deberías estar trabajando. Por ejemplo, si tu valor por hora es de $300.000 y revisar todos los correos diariamente te consume una hora, ¿es el mejor uso que le puedes dar a tu tiempo? Quizás puedes conseguir a una persona que se haga cargo de eso.
10. Define una fecha límite para cada proyecto
Ya hemos discutido las fechas límite. Y son esenciales. Si alguien más define tus fechas límite, intenta definir las tuyas propias, antes de esas. Esto no será fácil si estás en una oficina en donde las fechas límite se usan sólo como referencia, pero sin duda que mejorará tu capacidad de administrar el tiempo.
Intenta estas mejoras para administrar tu tiempo. Son prácticas y funcionan. Te impresionarás sobre lo productivo que puedes llegar a ser.
Autor: Angela Booth
Traducido por Cristian Estrada
Ciclista y montañista adicto a la aventura. Corazón de Voluntario.
Polímata minimalista.
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