Resumen: Ser productivo muchas veces tiene que ver con saber priorizar y usar acorde a eso el tiempo. Algunas tareas pequeñas provocan un gran impacto y es clave saber identificarlas.
reloj homo eficiensLectura: 7 minutos, 19 segundos.

¿Te puedo contar un pequeño secreto?

Trabajar inteligente no se trata de hacer más en menos tiempo. Se trata de hacer menos en más tiempo.

¿Confundido?

Déjame explicar: Ser realmente productivo – quizás “efectivo” es una mejor palabra – no se trata de acelerarte irracionalmente a través de tu lista de tareas. Se trata de ser prudente con la selección de tareas y luego hacer las tareas que SI hacen la gran diferencia.

La Cosa más importante

Si hay una cosa que quiero que te lleves d este post, es esto: Usa la matriz de Eisenhower para identificar cuáles tareas son importantes y cuáles tareas son urgentes y luego actúa en este orden:

  • Cuadrante 1 – Tareas urgentes e importantes – estas son críticas para tu día y deben ser resueltas inmediatamente. Piensa sobre tener que decidir sobre un paro cardíaco o un niño en el hospital.
  • Cuadrante 2 – Tareas no urgentes e importantes – Quieres invertir la mayor cantidad de tu tiempo en este cuadrante. Piensa acerca del ejercicio regular o hábitos de ser buen padre/madre. Si ejercitas regularmente, es menos probable que sufras de un paro cardíaco.
  • Cuadrante 3 – Tareas urgentes pero no importantes – Desafortunadamente gastamos mucho tiempo en este cuadrante. Piensa sobre los “correos urgentes” o estar respondiendo constantemente los mensajes de SMS o Whatsapp. Estos parecen urgentes pero boicotean tu día.
  • Cuadrante 4 – Tareas no urgentes y no importantes – Estas son acerca de tiempo de ocio y actividades recreacionales. Necesitas descomprimir tu día, pero intentar agregarlas al final de tu itinerario.

1. La técnica Pomodoro.

Esencialmente esto significa digerir tus tareas en trozos de 25 minutos en donde pones toda tu concentración y energía. Luego de cada uno de esos tiempos, toma un descanso de 3 – 5 minutos. Y luego de cuatro pomodoros, tomas un descanso de 15 minutos. Eso es todo. La idea aquí es que los descansos frecuentes pueden incrementar la agilidad mental.

2. La técnica GTD (Getting Things Done) o Cumplir las Tareas.

Este método categoriza las tareas de 2 formas. Por proyectos y por contextos; los cuales son varios factores necesarios para ejecutar las tareas. Imagina esto: Necesitas concertar una cita con el doctor, llamar al plomero para que repare una falla en tu casa y llamar a tu contador. Estas tareas probablemente quepan en los proyectos “Salud”, “Mantención del hogar” y “Finanzas” respectivamente. Pero todos son ejecutados en el mismo contexto – tu teléfono. Uno de los beneficios del método GTD es que te permite agrupar las tareas según contextos y mantener el flujo de varios proyectos avanzando al manejar el “contexto” por separado.

3. Procesa tu e-mail en grupos

El correo electrónico es uno de esos 4 cuadrantes que realmente pueden derrochar tu día. No revises el correo muy seguido. Esa es la receta para el desastre cuando se refiere a productividad. Entrena a tus contactos para esperar respuestas tuyas a horas determinadas por ti (esto lo puedes reforzar con un mensaje en tu firma de correo o respuesta automática) y apégate a ese horarios. Te asombrarás de cuántas tareas “urgentes” se resuelven solas (o por terceros).

4. Reserva tu trabajo creativo para la mañana

Si tu día involucra trabajo creativo o requiere pensamiento crítico, programa esto para tus mañanas. Para la mayoría de personas, las mañanas son tiempo preciado. Este momento es el ideal para romper tus límites y maximizar tus resultados creativos. Deja las tareas administrativas para el resto del día.

5. Planifica tu día la noche anterior usando “Time Boxing”

Planificar tus tareas la noche anterior te da distancia emocional de la sobrecarga que inevitablemente recae sobre tu ocupado día de trabajo. Time Boxing es una aplicación que sirve para definir tareas a realizar como parte de tu itinerario con horario de comienzo y término definidos.
¡Las excepciones serán sólo para las emergencias!

6. Aprende el arte de decir “No”

NO

¿Sabes lo que hace de Apple exitosa? Ellos saben cómo decir “no”. Ellos le dicen “no” a cientos de posibles diseños y destilan todo ese material sólo a lo esencial. Son maestros de la eliminación. ¿El resultado final? Simplicidad en forma y funcionalidad. Ésta es la forma en que necesitas acercarte a tus tareas en lista de espera. Distila lo esencial y luego avanza con esas tareas primero.

7. Usa un temporizador

temporizador

Aquí hay otro secreto poderoso. Limita el tiempo mientras trabajas. Define tiempos límites agresivos. Piensa que te tomará alrededor de una hora escribir ese artículo. Intenta hacerlo en 45 minutos. Encontrarás que agudizará tu concentración en el mejor de los casos.

8. Consume contenido audible mientras ejercitas

escuchar

Usa los audiolibros cuando sea posible. Existen diferentes fuentes para acceder a estos recursos y encontrarás que es posible aprender algo nuevo mientras te ejercitas; que es cuando usas tus ojos y manos en otras cosas.

9. Desarrolla ritmos de concentración y descansa

Para mantener la técnica Pomodoro en uso, asegúrate de que encuentres tu ritmo ideal de concentración y luego descansa. Yo suelo definir horarios de trabajo más extensos y descansos más cortos al comienzo del día. A medida que avanza el día, acorto las sesiones de trabajo y extiendo las de descanso.

Trabaja en el ritmo que sea bueno para ti y luego pruébalo.

10. Audita tu propia productividad

Haber experimentado con excel, notas escritas y otras metodologías, me ha permitido encontrar que la mejor forma de analizar mi tiempo es a través de RescueTime, que es un programa para el computador. Automáticamente rastrea tus actividades mientras estás en línea. Y si lo dices subir de grado a la versión profesional puedes rastrear tus actividades offline.

Sólo necesitas analizar tus actividades por un mes para auditar tu productividad. Eso será suficiente para entender cómo estás usando el tiempo que pasas en línea y compararlo con el “cómo deberías estar usando tu tiempo”.

Al final del proceso estarás sorprendido.

11. No desarrolles múltiples tareas, enfócate en una por vez

multitask

Este es uno de los grandes mitos sobre la productividad. El “multitask” no funciona. Muchos estudios han demostrado que esto es un mito.

Hacer “Multitask” causa más distracciones, disminuye tu concentración y aumenta los niveles de estrés. Sus costos negativos sobrepasan sus beneficios.

12. Usa tus mañanas como catapulta hacia el éxito

¿Sabes el secreto de los mejores exitosos? Ellos usan sus mañanas para obtener un empujón en el día. Para el punto en que llegan a medio día, han completado la mayoría de sus tareas importantes. Incluso ya han realizado ejercicio antes de comenzar a trabajar. Esto aumenta sus niveles de energía y los predispone al éxito.

Las primeras horas del día definen el ritmo. ¿Qué es lo que estás haciendo al despertar cada mañana?

13. Identifica tus mejores horas y elimina las distracciones durante esas horas

Debes tener muy claro cuáles son tus mejores tiempos de productividad.

Muchas personas llegan a este punto alrededor de las 10:00 am. ¿Cuál es tu mejor hora?

También es muy bueno eliminar todas las distracciones para tomar ventaja de esas horas de productividad. Por ejemplo, si encuentras que tu mejor hora es 10:00 am, entonces asegúrate de no agendar reuniones ni responder correos en ese tiempo.

¡Bloquea ese tiempo en tu calendario y úsalo para volverte tan concentrado como un láser!

14. Define rituales que asocies con alto rendimiento

ritual

¿Has visto a Rafael Nadal ordenar sus botellas de hidratación obsesivamente durante los sets en Wimbledon? Ese es el ejemplo de un ritual de alto rendimiento.

Los rituales son grandiosos porque no requieren de mucho pensar y automáticamente te sitúan con una mentalidad de alto rendimiento. Creo que esta es una de las mejores formas de lograr el “flujo de concentración”.

15. Deja morir a la procrastinación en lo que sea que esté haciendo

Uno de los mayores drenajes en tu productividad es la procrastinación. Esto afecta tu productividad en 2 formas. Primero, pierdes tiempo mientras procrastinas. Segundo; y más importante, retrasa las tareas y eso tiene un coste. Por ejemplo, si no ejercitas regularmente es más probable que termines con alguna enfermedad al corazón. O si dejas que las tareas importantes se acumulen, luego invertirás mucho tiempo “apagando incendios” cuando todas ellas se junten; lo cual pudiste haber prevenido completando las tareas a tiempo.

¿Quieres vencer a la procrastinación? Identifica tus propios patrones de procrastinación y ¡combátelos!

Lo que logres es más importante que cuánto logres

Al final del día no se trata de cuántas tareas lograste, sino cuántos movimientos estratégicos has realizado para avanzar en tu día. Se trata de identificar las tareas más importantes en tu lista y aplicar estas herramientas para hacerlas antes que el resto. Aplicar excelentes técnicas de productividad a ciegas en tu vida es como intentar cortar con un objeto romo un pedazo de acero; estarás malgastando tu tiempo.

¿Cómo priorizas tus tareas y cuál es tu mejor técnica de productividad?

Autor: Ash Roy
Artículo original
Traducido por Cristian Estrada
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Científico curioso. Estudiante autodidacto. Escritor sobre viajes en bicicleta, productividad y temáticas hídricas. Ciclista y Montañista adicto a la aventura. Corazón de Voluntario, DIY y Hacker.